Técnico Académico del Instituto de Investigaciones Sociales de la UNAM
Los investigadores académicos que recopilan datos mediante encuestas, fotografías o videos deben cumplir con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP). En este artículo, se ofrece una plantilla para redactar un aviso de privacidad adecuado para dichos fines, así como una versión simplificada para contextos donde se requiere una comunicación breve.
¿Qué es un aviso de privacidad?
Un aviso de privacidad es un documento que informa a los individuos cómo se recopilan, utilizan, almacenan y protegen sus datos personales, así como los derechos que tienen respecto a esa información. Es obligatorio según la LFPDPPP y debe proporcionarse antes de recabar cualquier dato personal.
Secciones de un aviso de privacidad
A continuación, se describen las secciones que debe incluir un aviso de privacidad, con ejemplos aplicables a investigadores.
1. Identidad y domicilio del responsable
Indique claramente el nombre del responsable de la recolección de datos, así como su domicilio.
Ejemplo:
“El Instituto de Investigaciones Sociales, con domicilio en Circuito Maestro Mario de la Cueva s/n Ciudad de la Investigación en Humanidades, Ciudad Universitaria, C. P. 04510, Coyoacán, Ciudad de México, es responsable del tratamiento de los datos personales que usted proporcione.”
2. Finalidad del tratamiento de los datos personales
Explique el propósito específico para el cual se recopilarán los datos.
Ejemplo:
“Los datos personales que recabamos serán utilizados exclusivamente para fines académicos y de investigación, en el marco del proyecto titulado [nombre del proyecto, seminario, programa universitario, …].”
3. Datos personales que se recopilarán
Describa los tipos de datos personales que serán recopilados, como nombre, edad, correo electrónico, imágenes, etc.
Ejemplo:
“Los datos personales que se recolectarán incluyen: nombre, edad, sexo, correo electrónico, respuestas a las encuestas y, en su caso, imágenes o grabaciones de video tomadas durante las entrevistas de campo.”
4. Transferencia de datos personales
Indique si los datos serán compartidos con terceros, y en su caso, con quiénes y para qué fines.
Ejemplo:
“Sus datos personales no serán transferidos a terceros sin su consentimiento expreso, salvo en los casos previstos por la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.”
5. Derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición)
Explique los derechos que los individuos tienen sobre sus datos personales y cómo pueden ejercerlos.
Ejemplo:
“Usted tiene derecho a conocer qué datos personales tenemos de usted, para qué los utilizamos y las condiciones de uso que les damos (Acceso). También es su derecho solicitar la corrección de su información personal en caso de que esté desactualizada, sea inexacta o incompleta (Rectificación); que la eliminemos de nuestros registros o bases de datos cuando considere que la misma no está siendo utilizada conforme a los principios de la normativa (Cancelación); y oponerse al uso de sus datos personales para fines específicos (Oposición).”
6. Mecanismos para ejercer los derechos ARCO
Indique los mecanismos, tiempos y procedimientos para que los participantes puedan ejercer sus derechos ARCO.
Ejemplo:
“Para ejercer sus derechos ARCO, puede enviar una solicitud al correo electrónico [correo del responsable], proporcionando su nombre completo, copia de un documento de identificación oficial y especificando el derecho que desea ejercer.”
7. Confidencialidad y seguridad de los datos
Especifique las medidas que implementará para garantizar la confidencialidad y seguridad de los datos personales.
Ejemplo:
“Para proteger la confidencialidad y seguridad de los datos personales recopilados, se implementarán las siguientes medidas:
- Los datos serán anonimizados y desidentificados, es decir, no se asociarán con su nombre o correo electrónico en relación con las respuestas de la encuesta o el estudio.
- Se aplicarán medidas técnicas y organizativas para prevenir el acceso no autorizado, el uso indebido, la divulgación, la alteración o la destrucción de los datos personales durante el ciclo de vida del proyecto de investigación.”
8. Cambios en el aviso de privacidad
Notifique a los participantes sobre posibles cambios en el aviso de privacidad.
Ejemplo:
“Este aviso de privacidad puede sufrir modificaciones, cambios o actualizaciones derivadas de nuevos requerimientos legales, o de nuestras prácticas de privacidad.”
9. Consentimiento
Indique si se requiere el consentimiento explícito del titular para el tratamiento de sus datos.
Ejemplo:
“Al participar en esta investigación, usted consiente que sus datos personales sean tratados de acuerdo con los términos y condiciones del presente aviso de privacidad.”
Aviso de Privacidad Simplificado
En algunos casos, es adecuado ofrecer un aviso de privacidad simplificado. Este tipo de aviso se utiliza cuando la interacción con el titular es breve o limitada, como en encuestas rápidas, toma de imágenes o recolección de datos en eventos.
El aviso simplificado debe incluir lo esencial: la identidad del responsable, la finalidad general del tratamiento de datos y un enlace al aviso completo.
¿Cuándo se aplica un aviso simplificado?
El aviso de privacidad simplificado se utiliza en situaciones como:
- Formularios breves en encuestas en línea o de campo.
- Recolección de datos en eventos públicos.
- Entrevistas rápidas o toma de imágenes/video en entornos abiertos.
A continuación, se proporciona una plantilla editable para el aviso simplificado:
Aviso de Privacidad Simplificado
En algunos casos, es adecuado ofrecer un aviso de privacidad simplificado. Este tipo de aviso se utiliza cuando la interacción con el titular es breve o limitada, como en encuestas rápidas, toma de imágenes o recolección de datos en eventos.
El aviso simplificado debe incluir lo esencial: la identidad del responsable, la finalidad general del tratamiento de datos y un enlace al aviso completo.
¿Cuándo se aplica un aviso simplificado?
El aviso de privacidad simplificado se utiliza en situaciones como:
- Formularios breves en encuestas en línea o de campo.
- Recolección de datos en eventos públicos.
- Entrevistas rápidas o toma de imágenes/video en entornos abiertos.
A continuación, se proporciona una plantilla editable para el aviso simplificado:
Aviso de Privacidad Simplificado
[Nombre del Investigador o Institución], con domicilio en [Domicilio completo], es responsable del tratamiento de los datos personales que recabemos durante [describir actividad]. Los datos serán utilizados exclusivamente para [describir finalidad general].
Para obtener más información, consulte el aviso de privacidad completo en [URL del aviso completo].
Fecha de última actualización: [Fecha]Ejemplo de aviso simplificado para encuestas:
Aviso de Privacidad Simplificado
El Instituto de Investigaciones Sociales, con domicilio en [domicilio], utilizará los datos recabados en esta encuesta para fines académicos. Consulte el aviso completo en [enlace al aviso completo]. Fecha: [Fecha]Este aviso debe proporcionarse antes de la recolección de datos y el enlace al aviso completo debe estar accesible en línea.
Conclusión
El aviso de privacidad es un documento esencial para garantizar la transparencia y el cumplimiento legal en la recolección de datos personales. Para situaciones más rápidas o donde se requiera una comunicación breve, se puede utilizar el aviso de privacidad simplificado, siempre respaldado por un aviso completo disponible para consulta.
Plantilla descargable
Puedes descargar una versión editable de esta plantilla [aquí].
Referencias y Enlaces Recomendados
- Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP): Consulta la ley completa aquí
- Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI): Portal oficial sobre protección de datos en México
- Guía de Derechos ARCO del INAI: Conozca más sobre los derechos ARCO
- Norma ISO/IEC 29100: Marco de privacidad para la gestión de información personal
- Guía para el Aviso de Privacidad: Artículo de INAI sobre avisos en línea
